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    グループウエア

    グループウエアは、その名のとおりグループ内のコミュニケーションを促進しすることにより意思決定を支援するソフトウエアです。そこで、グループウエアには次のようなものが含まれます。

    ・ 電子メール
    ・ 電子掲示板
    ・ スケジュール管理
    ・ 電子会議室
    ・ プロジェクト管理

    今日では、グループメンバーの間で情報や知識の共有化を進め、協同作業（コラボレーション）を行うことが重要になっていますが、グループウエアはこのための大切な基盤となります。

    テレワークにおいては、コミュニケーション不足を補うことができます。更に、グループウエアを上手に活用することにより、物理的な場を同じくする場合以上に、情報や知識の蓄積・共有が進むという効果を生み出すこともできます。

    グループウエアでなくても、グループメンバーが共通にアクセスできるフォルダーを決めておくなどにより情報の共有はできますが、面倒な操作や処理時間が必要となります。例えば、参照したいファイルを探し出し、これを開くという処理が必要となります。また、共有されているファイルは、複数の人間による同時書き込みができないというのも不便な点になります。　グループメンバーの人数が多くなったり、数多くのグループができるとこのような不都合は増大することになります。 グループウエアは、アプリケーションという形で機能を独立させ、これによって蓄積される情報を一元的に管理することによって、上記のような問題点を解決しています。

    グループウエアは自社の専用サーバにサーバ用ソフトをインストールする本格的なものから、WEB上で無料で利用できるものまで多くのソフトがあります。

    グループウエアのうち、電子メールは最も基本的でよく使われるものですが、次に多く利用されているのはスケジュール管理だろうと思います。

    グループウエアの代表格はロータスドミノです。IBMによると世界中で数千万ユーザに利用されているとのことです。他の簡易なグループウエアに比べてロータスドミノは価格も高く、その導入には数百万円といったコストがかかりますが、それだけ機能が優れています。　ことに、データベース連携や他社製の基幹システムとの連携などができます。導入後のカスタマイズが容易である点も優れています。グループメンバー間のコミュニケーションツールという事務の効率化から一歩進んで、基幹システムとの連携という業務内容の効率化にまで機能を広げているところに特徴があるといえます。

    　一方、簡易なグループウエアでも充分な効果を発揮します。情報知識の共有や迅速な意思決定のためには、多くの場合、電子メールやスケジュール管理、掲示板のみで充分です。　要は、利用の仕方や事業や組織の規模によります。導入対象となるグループメンバーが進んで利用するようなソフトであることが大事です。それには、利用しないと仕事にならないというような環境を作ることが効果があります。スケジュール調整や施設の予約から費用の精算、稟議書の回覧などについてグループウエアを優先するようになれば、自然と利用が促進されます。上司がすすんで利用するというのも良い方法です。

    最初は、簡易なパッケージではじめて、その後により高度な機能をもつものに変更するというのも妥当なアプローチです。
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