去る１１月１９日、いわゆるe-文書法が国会で成立し、来年４月から施行されることになった。 正しくは「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と言い、関連する251の法律も一括改正される。
これまで各企業では、伝票や領収書などは決済処理した後でも７年もの間、書類での保存が義務づけられていた。 今般成立した法律によって、これらの文書を電子的に記録された形での保存することが原則として可能になる。
すでに販売や仕入れなどですでに電子的に処理されているデータであればそのまま保存が認められる。 これまで企業は法令に基づき書類の保存には莫大なコストを要している。 日本経団連の試算によると、本法律の施行により税務上の書類だけで年間約３千億円のコスト削減になるという。 当初から電子的に作成されたものは勿論であるが、過去に紙のみで作成された文書であっても、これをスキャナーで画像として読み込み、十分に解読できるものであれば、電子的な保存が認められる。
この法律によってオフィスでのペーパーレス化が進むことが期待される。いや一挙にそこまではいかなくても、用済みとなった文書は紙ベースでなく電子的に保管するペーパーストックレス化の流れが加速されるだろう。
ＩＴインフラが急速に普及したのにも拘わらず、これまで我々のワークスタイルはほとんど変化がない。それを縛ってきた一つには、紙が主であり、電子データは従であるという根強い紙文化がある。 電子メールでやりとりし、書類は電子ファイルになっているが、それを印刷して配布し、各部門はそれをファイリングして保存するのが習慣になっている。 確かに、紙には一覧性があり、パラパラめくってみるだけで概要がわかるし、網膜から入る「紙の記憶」というものがあるような気がする。ＰＣ上での電子ファイルには、残念ながら、このパラパラ感がない。そこで、紙は作業途中では大変具合がいい。 しかし、文書が一端完成してしまえば、それを保存するには、明らかにあらゆる面でデータベースが優れている。コストはかからないし、必要な時にはネットワーク経由で検索し閲覧できる。
これからは、電子文書が主で、紙が従の時代になる。 我々のビジネスプロセス改善という視点で、この法律成立の意義は少なくないだろう。 （１１月２６日）